Geburtstag Checkliste - Step by Step für eine stressfreie Vorbereitung

Stelle dir vor, du feierst deinen Geburtstag, hast dafür eine Vielzahl von Salaten, Kuchen und Platten voller Köstlichkeiten vorbereitet, oder sogar Catering bestellt. Du hast das Haus von oben bis unten geputzt oder eine noble Location angemietet, einen DJ kommen lassen, bist aufgeregt und voller Vorfreude.

Und dann geht alles schief.

Es kommen weniger als die Hälfte der Leute, die Location sieht fast leer aus, die vereinzelten Gäste fühlen sich nicht wirklich wohl und auch der DJ kann die Leute nicht zum Tanzen animieren. Außerdem ärgerst du dich, weil du trotz der wenigen Gäste ständig rumrennst, weil du dir keine Hilfe organisiert hast. Frustriert hättest du jetzt wenigstens gerne ein großes Stück Geburtstagstorte, aber leider hast du die zu kurzfristig angefragt und stehst nun ohne da.

Das muss nicht sein! Wir haben hier die Geburtstag Checkliste, die dir einen wunderschönen, reibungslosen Geburtstag bescheren soll, den deine Gäste und du in vollen Zügen genießen können.

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Geburtstag Checkliste: Wie plane ich eine unvergessliche Geburtstagsparty?

Unsere Checkliste vereinigt die besten Listen von professionellen Partyplanern und ist speziell auf eine Geburtstagsparty angepasst. Am Ende dieses Blogartikels kannst du sie dir als PDF-Checkliste zum Abhaken gratis herunterladen. In diesem Blogartikel werden wir noch detaillierter auf die einzelnen Punkte eingehen und dir damit noch etwas mehr bei der Planung helfen.

5-8 Wochen vor der Party

Lege ein Datum fest
Achte bei dem Datum natürlich darauf, dass es sich um eines handelt, an dem deine Gäste zuhause sind. Lädst du Familien mit Kindern ein, solltest du beispielsweise nicht innerhalb der Schulferien oder an langen Wochenenden feiern, da viele in Urlaub sein werden.
Auch ist es sinnvoll, vor dem Festlegen des Datums bei den Freunden oder Familienmitgliedern nachzufragen, ob sie Zeit haben, bei denen es dir ganz besonders wichtig ist, dass sie kommen. Ist die Party schön, selbst wenn nur diese Personen kommen würden? 🙂 Wenn ja, dann kann nichts mehr schief gehen.
Und schon ist der erste Punkt auf deiner Geburtstag Checkliste abgehakt.

Erstelle eine Gästeliste
Willst du es lieber gemütlicher haben oder ein richtige großes Fest ausrichten?
Beachte bei deiner Planung, das üblicherweise nur 70-80% der Eingeladenen erscheinen. Lädst du viele Personen ein, die du lange nicht gesehen hast oder aus dem beruflichen Kontext kennst, kannst du damit rechnen, dass es weniger sind. Lade zu einer großen Feier also ruhig 20% mehr Gäste ein.
Kündige deine Feier mit einem „Save the date“ an
Oft ist es sinnvoll, vor der eigentlichen Einladung zunächst kurze“ SaveTheDates“ zu verschicken. Unter Umständen schon Monate vor der Feier, denn viele Menschen füllen schon zu Beginn des Jahres ihren Terminkalender. Hier geht es nur darum, kurz und knapp die Feier und das Datum bekannt zu geben mit dem Hinweis, dass eine offizielle Einladung noch folgen wird.
Die kommt dann einige Wochen vor der Veranstaltung, und kann gerne ansprechend oder aufwändig gestaltet sein.

Wähle eine Partylocation
Möchtest du in deinem Lieblingsrestaurant feiern, bei dir zu Hause oder soll es doch ausgefallener sein, so dass du extra eine Location anmieten möchtest?
Überlege dir, ob dein Zuhause wirklich passend für dein Vorhaben ist oder frage bei deiner Wunschlocation an, wenn du außerhalb feiern möchtest. Ausgefallene Locations sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Wenn du eine solche Location wünschst, solltest du also sogar früher als 5-8 Wochen anfragen.
Buche Catering & Entertainment
Möchtest du dir von Profis ein bisschen Unterstützung holen und deine Party zu einem noch schöneren Erlebnis für deine Gäste machen? Dann ist jetzt die Zeit anzufragen. Zum Beispiel bei einem DJ, oder wegen einer Fotobox , mit der deine Gäste Erinnerungsfotos von der Party machen können.
Ganz einfach und unkompliziert kannst du eine Fotobox HIER reservieren.
Sie wird dir rechtzeitig zur Partylocation gesendet, wo du sie in wenigen, kinderleichten Schritten aufstellen und bedienen kannst. Sie kommt mit Papierschnurrbart und allem, was zu einem albernen oder auch schönem Geburtstagsfoto dazugehört.
Individuelle Planung
Gibt es noch etwas ganz Spezielles, was sonst niemand auf seiner Geburtstagsparty hat oder macht? Dann drucke dir unsere Geburtstag Checkliste am Ende des Artikels aus und ergänze deinen Planungspunkt.

Hast Du Fragen? Dann ruf uns gerne kostenlos an:

Hotline:
0800 36 26 99 0
(Mo-Fr 9-18 Uhr)

3 Wochen vor der Party

Entscheide dich für eine Mottoparty, wenn erwünscht
Mottoparties sind bei unseren Nachbarn in Amerika ja total angesagt. Vielleicht willst du es auch mal probieren! Es kann schon zu Beginn die Stimmung auflockern und ist in unseren Breitengraden noch echt etwas besonderes.
Hast du dich tatsächlich für eine Mottoparty entschieden, organisiere jetzt schon Dekoration, die zum Motto der Party passt. Es gibt Unternehmen, bei denen du dir Dekoration mieten kannst. Bei der foboxy Fotobox sind auch Utensilien zum Verkleiden dabei.
Willst du es lieber weniger aufwändig und kostensparend? Dann kannst du Dekoration auch selber basteln und gegebenenfalls Freunde oder Familie in die Vorbereitungen mit einbeziehen.
Schicke Einladungen raus
Brief, Email oder Telefonate – wähle, was dir am liebsten ist. Besonders praktisch ist es, einen WhatsApp Broadcast zu erstellen. Broadcast-Listen sind gespeicherte Listen von Nachrichtenempfängern, denen du einfach immer wieder Broadcast-Nachrichten senden kannst, ohne sie jedes Mal neu auswählen zu müssen. Sollte ein Gast absagen löscht du ihn einfach von der Liste. So behältst auch du einen guten Überblick.
Wichtig! Lädst du per Brief, Mail oder persönlich ein, lege ein Datum fest, an dem die Gäste spätestens zu- oder absagen sollen. So kannst du besser planen. Bei größeren Veranstaltungen wird das allerdings ziemlich aufwändig nachzuvollziehen sein. Verlasse dich dort einfach darauf, dass 70-80% kommen werden.
Für die Gäste ist es oft angenehm, wenn auf der Einladung vermerkt ist, was du dir als Geschenk wünschst. Man vermeidet so auch, dass man nach der Feier ratlos vor Geschenken steht, mit denen man nun wirklich nichts anfangen kann.
Plane das Menü
Das Essen ist mit das Wichtigste bei einer guten Feier. Wähle deine Speisen beim Catering oder deine Rezepte zum Selberkochen deshalb sorgfältig aus und nimm viele Gerichte, die du am Tag vorher vorbereiten kannst. Manches lässt sich auch eine ganze Zeit vorher schon zubereiten und einfrieren. So kannst du deinen Aufwand zeitlich strecken und bist am Tag der Party ausgeruht und hast während der Feier weniger Stress.
Mache zudem eine Liste, welche Gerichte du wann und in welcher Reihenfolge vorbereiten musst.
Erstelle dann eine Einkaufsliste. Gibt es besondere Zutaten, die vielleicht erst bestellt werden müssen, oder die gerade keine Saison haben und häufig ausverkauft sind? Dann gib rechtzeitig eine entsprechende Bestellung auf.
Und ein weiterer Punkt auf der Geburtstag Checkliste ist abgehakt.
Frage nach Unterstützung
Brauchst du Unterstützung bei der Vorbereitung, beim Saubermachen, bei der Cocktailzubereitung, beim Kellnern oder, um dich anderweitig zu entlasten? Dann arrangiere eine Putzfrau, einen Partyservice oder frage einen Freund.

2 Wochen vor der Party

Erstelle eine Musik-Playlist oder spreche dich mit dem DJ ab
Musik darf auf keinen Fall fehlen! Erstelle also eine Playlist mit einem der vielen Musikdienste. Achte natürlich darauf, dass zwischen deinen Lieblingssongs nicht plötzlich Werbung auftaucht, wie es zum Beispiel bei der kostenfreien Version von YouTube der Fall ist. Viele Streamingdienste bieten auch gemeinsame Playlisten an. Damit können deine Gäste vor oder während der Party ihre Musikwünsche in die Playlist packen.
Hast du dich dafür entschieden, extra einen DJ zu buchen, spreche dich jetzt mit ihm ab. Informiere ihn über die Songs, die auf keinen Fall fehlen sollen und mache mit ihm aus, welchen Musikstil du dir wünschst.
Halte Rücksprache mit der Partylocation
Falls du dich für eine Location außerhalb der eigenen vier Wände entschieden hast, geht es nun darum, Einzelheiten zu besprechen.
Was stellt die Location bereit? Was solltest du selber mitbringen? Wie soll die Dekoration aussehen? Ab wann kannst du die Location nutzen, um alles zu dekorieren und vorzubereiten oder am Tag der Feier nochmal alles zu checken? Alle diese Fragen sollten frühzeitig geklärt sein.
Bestelle eine Geburtstagstorte
Feierst du vielleicht einen runden Geburtstag? Dann darf es gerne etwas aufwändiger werden. Wenn du deswegen eine Geburtstagstorte bestellen möchtest, wäre jetzt der richtige Zeitpunkt.

3 Tage vorher

Gib den Nachbarn Bescheid
Feierst du zuhause, wäre es sinnvoll, die Nachbarn zu informieren. Es könnte ja etwas lauter werden und du willst das gute Nachbarschaftsverhältnis natürlich aufrecht erhalten.
Am besten, du lädst die Nachbarn gleich zu deiner Feier ein. Damit informierst du sie über die Party, sie freuen sich über die Einladung und sind über Geräusche durch die Party gewiss nicht böse.
Beginne mit dem Dekorieren
Dies gilt ebenfalls für den Fall, dass du zuhause feierst.
Was kann jetzt bereits dekoriert und umgestellt werden? Um stressfreie Vorbereitung zu haben, solltest du bereits jetzt so viel dekorieren und umstellen, wie möglich ist. 2 Tage vorher hast du dann noch einen Puffertag für alles, was dir noch eingefallen ist.
Kaufe Lebensmittel und Getränke ein
2-3 Tage vor der Party kannst du den letzten Großeinkauf für das Essen für die Party erledigen. Die Einkaufsliste dafür hast du ja bereits vor 3 Wochen erstellt!
Bereite alles vor, was möglich ist
Gibt es noch andere individuelle Ideen, die du dir für deine Geburtstagsfeier wünschst? Sachen die auf der Geburtstag Checkliste fehlen? Wenn ja, versuche sie möglichst jetzt zu erledigen und auch alles andere vorzubereiten, was möglich ist. Am Tag deiner Feier brauchst du keinen Stress, sondern du sollst ihn voller Freude genießen. Auch der Tag vor deiner Feier sollte strukturiert und entspannt ablaufen und du solltest nur noch die Sachen machen, die auf deiner Liste stehen. Es muss nicht alles perfekt sein, aber du solltest entspannt sein. 🙂

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1 Tag vorher

Koche & beende ggfs. Gerichte
Wenn du deine Gäste selber verköstigst, geht es heute in die Küche für dich. Je nach Anzahl der Gäste, kann das einige Zeit dauern. Lade dir vielleicht eine Freundin ein, die dir hilft und mit der du Spaß daran hast, zu kochen und zu backen.
Putze die Wohnung, wenn du zuhause feierst
Nun wird alles schön gemacht. Putze dein Haus oder deine Wohnung von oben bis unten! Denke vielleicht auch an extra Toilettenpapier oder einen kleinen Notfallkorb mit Deo, Binden oder ähnlichem auf der Gästetoilette.
Stelle Ess- und Geschenktische auf
Morgen ist es bereits soweit! Deine Feier steht vor der Türe. Jetzt kannst du alles umstellen und aufstellen, was du brauchst.
Vergiss neben den Tischen und Stühlen für deine Gäste nicht den Geschenktisch. Bist du gar nicht so für Geschenke? Dann kannst du einen Spendenbox für ein unterstützenswertes Projekt aufstellen. Gäste, die unbedingt etwas schenken wollen, können dann ein Geldgeschenk in diese Box geben.
Baue in wenigen, einfachen Schritten die foboxy Fotobox auf
Die Fotobox wurde dir mittlerweile an die von dir angegebene Adresse gesendet. Zu dir nach Hause oder zur Partylocation.
Nun kannst du sie super leicht aufbauen. Bereits der Versandkarton ist optimiert und zeigt dir durch Aufschriften, wie genau du ihn öffnen musst und was es zu beachten gibt. Auch danach ist alles so verpackt und beschriftet, dass sich der komplette Aufbau in weniger als 10 Minuten fast wie von selbst erledigt.
Hier haben wir die Anleitung in einem Video aufbereitet:
Hole die Geburtstagstorte ab oder backe einen Kuchen
Hast du eine Geburtstagstorte bestellt? Dann kannst du sie jetzt abholen! Wenn du aber keinen Platz im Kühlschrank hast, solltest du sie lieber erst morgen abholen.

Am Tag der Party

Kühle die Getränke
Endlich ist es soweit! Heute ist der große Tag, an dem du dich feiern lassen kannst! Es ist dein Geburtstag! Herzlichen Glückwunsch!
Es gibt nur noch wenig zu tun, weil du Dank deiner Geburtstag Checkliste bereits das meiste vorbereitet hast.
Das Kaltstellen der Getränke darfst du aber auf keinen Fall vergessen, sowie das Auftauen der Gerichte, die du evtl. eingefroren hattest.
Bereite alle Gerichte fertig zu oder weise den Catering-Service ein
Gekocht und gebacken hast du bereits gestern. Heute musst du nur noch Kleinigkeiten ergänzen. Lebensmittel, die schnell verderben, oder die Konsistenz nicht lange halten können, verarbeitest du erst heute.
Hast du einen Catering-Service beauftragt, weist du diesen ein, sobald er vor Ort ist.
Stelle Stühle zurecht, blase Ballons auf, tische ggf. das Essen auf
Und nun noch ein paar Kleinigkeiten!
Ballons verlieren manchmal schon nach einem Tag die Luft. Blase diese deshalb erst jetzt auf. Es lohnt sich übrigens, dafür eine Ballonpumpe zu kaufen. Dekoriere und stelle zurecht, was du vorher noch nicht erledigen konntest.
Heute offenbart sich das Ergebnis all deiner Arbeit. Auf den bereits aufgestellten Tischen drapierst du nun all die Köstlichkeiten, die du vorbereitet hast, oder stellst noch mal etwas um, was das Catering vorbereitet hat.
Mache die Musik an
Jetzt kommt Partystimmung auf! Du startest leise deine Playlist oder weist den DJ an, angenehme Musik für den ersten Smalltalk auf deiner Feier zu spielen.
Mache viele Fotos mit der foboxy Fotobox 😉
Die ersten Gäste kommen und sind begeistert, dass du extra eine Fotobox gemietet hast.
Diese ist ein Highlight deiner Feier!
Die ersten Fotos werden gemacht. Besonders die Kinder haben Spaß daran, mit den Requisiten viele lustige Fotos zu machen. Aber auch deine Freundinnen und alle anderen haben sichtlich Freude.
Für deine Gäste ist die foboxy Fotobox ein willkommenes Entertainment. Vor allem haben sie damit eine tolle Erinnerung an deine Feier und du hast alle Bilder zusätzlich auf dem mitgeliefertem Stick, denn du ohne Aufpreis behalten kannst.

Die ultimative Geburtstag Checkliste

Damit du, anstatt gestresst zu sein, Freude an deinen Vorbereitungen für deine Geburtstagsfeier hast, kannst du dir hier unsere Geburtstag Checkliste herunterladen. Sollten wir was wichtiges Vergessen haben, dann schreib es uns doch gerne in die Kommentare.Wir wünschen dir einen wunderschönen Geburtstag mit viel Vorfreude bei allen Vorbereitungen.Ganz herzlich!
Dein Team von foboxyHier kannst Du die Checkliste als PDF herunterladen. Klick dafür einfach auf das Bild:

Checkliste für einen Geburtstag mit verschiedenen Abschnitten

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